Lo que una política de uso de la IA debe cubrir antes de poder aplicarse

La adopción es la parte menor del trabajo

En un tribunal, la política de uso de la inteligencia artificial (IA) suele llegar en forma de documento. Se redacta, la revisa la asesoría jurídica, la aprueba el presidente del tribunal o su órgano de gobierno, se difunde y se archiva. Es un trabajo real, y es la parte menor de la tarea.

El documento compromete al tribunal con elementos que solo existen si alguien los mantiene: la lista de herramientas que el personal tiene permitido usar, el procedimiento para incorporar una herramienta nueva a esa lista, el registro de qué se usó y cuándo, y la formación del personal que debe cumplirla. Adoptar la política no produce nada de eso. Hay que construirlo, asignarlo a una persona y fijarle una fecha de revisión.

Esta lista de comprobación trata de esa segunda mitad. Da por hecho que su tribunal ha adoptado una política, o que ha decidido prohibir la IA generativa por ahora, y que necesita la capa operativa que sostiene esa decisión. Ningún punto de la lista exige software nuevo.

Lo que exigen las normas

La regla 10.430 de las California Rules of Court se adoptó el 18 de julio de 2025 y entró en vigor el 1 de septiembre de 2025. Exigía a los tribunales que permiten el uso de la IA generativa adoptar una política de uso a más tardar el 15 de diciembre de 2025. Un tribunal que prohibía la IA generativa no estaba obligado a adoptar ninguna.

Conviene precisar esa distinción antes de repetirla en una nota informativa. La obligación derivaba de la decisión de permitir, y la prohibición seguía siendo una opción. Afirmar que todos los tribunales de California debían adoptar una política de uso de la IA es falso, y las personas presentes que hayan leído la regla lo sabrán.

El New York Unified Court System, la organización judicial del estado de Nueva York, siguió otro camino. Su política provisional limita el uso a las herramientas que la institución ha aprobado y exige formación para los jueces y el personal no judicial. Los dos enfoques descansan sobre las mismas dos cosas que un documento no puede hacer por sí solo: mantener una lista al día y formar a las personas.

Puede que su estado haya adoptado una regla, una orden administrativa o una política provisional, o puede que aún no haya publicado nada. La lista siguiente vale en los cuatro casos, porque describe lo que necesita una política en funcionamiento y no lo que exige una norma concreta.

La capa operativa, punto por punto

Cada punto siguiente existe o no existe. Si existe, alguien puede presentarlo en unos minutos y decir quién es su responsable.

• Una lista de herramientas autorizadas, con un responsable y una fecha de revisión. Un responsable designado por su nombre, una ubicación publicada que el personal encuentra en menos de un minuto, y la fecha de la última revisión. Lo que suele fallar no es un asistente conversacional usado al margen de las normas. Es un proveedor que activa una función de IA dentro de un software que el tribunal ya tiene bajo licencia, mientras la lista, redactada pensando en asistentes conversacionales, no lo menciona.
• Una guía de evaluación, redactada una vez y aplicada a cada herramienta. Las mismas preguntas para cada herramienta: qué datos pueden introducirse, si esos datos se conservan o se usan para entrenamiento, quién los trata y dónde, si los resultados quedan registrados, si la herramienta cumple WCAG 2.2 AA, qué dice el contrato y quién aprueba dentro del tribunal. La guía termina en una decisión escrita con fecha y nombre, para que alguien que no estuvo presente pueda explicar el razonamiento un año después.
• Una lista corta y precisa del material que nunca se acerca a una herramienta. Los expedientes de consulta restringida, las causas de menores, la información de salud confidencial, los datos personales de los jurados y todo lo que esté amparado por una resolución de confidencialidad. Esta lista es corta, está redactada con sus propios tipos de expediente y no con categorías generales, y corresponde a su asesoría jurídica.
• La declaración del uso, tratada como dos preguntas distintas. Lo que el personal debe declarar internamente, y lo que se le dice a la ciudadanía sobre una herramienta dirigida a ella. Un chat de ayuda y un secretario judicial que redacta correspondencia interna no plantean la misma pregunta sobre la declaración del uso. Los tribunales las responden de forma distinta, y ambas respuestas conviene escribirlas y no darlas por hechas.
• Un registro de actividad y una conservación que resistan una pregunta. Si un juez pregunta qué hizo una herramienta en un asunto el pasado mes de marzo, ¿qué podría presentar el tribunal, desde qué sistema y durante cuánto tiempo se conserva? Resuelva este punto conforme a su calendario de conservación documental y con la asesoría jurídica que atiende las solicitudes de acceso a la información pública, antes de que llegue la primera pregunta y no después.
• Formación por perfil, incorporada a un calendario. Los jueces, el personal de los despachos judiciales, los secretarios judiciales que atienden la ventanilla, el personal de ayuda a las personas usuarias de la justicia, los equipos de sistemas de información y los de contratación pública necesitan cada uno media hora distinta. El New York Unified Court System exige formación para los jueces y el personal no judicial: trátela como un requisito de funcionamiento incluso allí donde ninguna norma la impone. El personal sin formación no deja de usar estas herramientas. Deja de contárselo a usted.
• Una fecha de revisión, y los hechos que la adelantan. Una función de IA nueva en un producto que ya tiene, un incidente, un cambio de norma, un proveedor que modifica sus condiciones sobre los datos. Designe a la persona que convoca la revisión y la fecha en la que se celebra de forma predeterminada.

Cinco preguntas que indican si la política está en funcionamiento

Una sola persona puede responderlas en una hora, sin montar un proyecto. Son también las preguntas a las que una comisión de control o un periodista llegan en unos diez minutos.

• ¿Puede alguien nombrar las herramientas autorizadas en este momento sin buscar el archivo durante más de un minuto?
• ¿Quién aprobó la última incorporación a la lista, y dónde está registrada esa decisión?
• ¿Cuándo se revisó la lista por última vez, y cuál es la próxima fecha de revisión?
• ¿A dónde acude un secretario judicial con la pregunta «¿me está permitido usar esto?», y cuánto tarda en llegar la respuesta?
• Si un juez preguntara qué hizo una herramienta en un asunto concreto el pasado mes de marzo, ¿qué podría presentar el tribunal?

Cuatro o cinco respuestas claras significan que la política está en funcionamiento. Una o dos significan que el tribunal tiene una política adoptada y una práctica no escrita. Es la situación de la mayoría de los tribunales, y conviene exponerla con claridad ante un comité de dirección antes de que lo haga otra persona.

Lo que no debería pagarle a nadie

El National Center for State Courts, que presta apoyo a los tribunales de los estados, publica gratuitamente material sobre madurez en IA dirigido a esos tribunales. El California Judicial Council, el órgano de gobierno de los tribunales de California, publicó una política modelo que un tribunal puede adoptar o adaptar sin ayuda de pago. Si lo que falta es el documento de política, empiece por ahí y conserve el presupuesto.

La parte difícil está en otro sitio: el inventario de lo que ya funciona dentro de los productos bajo licencia, las preguntas sobre datos que la guía de evaluación debe formular, el registro de actividad que hay que obtener de sistemas que nadie diseñó para esto, y un calendario de formación que llegue a la ventanilla tanto como a los jueces. Ese trabajo es propio de sus sistemas, y ninguna política modelo publicada lo realiza.