Cómo se financia la tecnología judicial

Diseñe la fase que se ajusta al dinero al que puede llegar

Los tribunales suelen definir el alcance de un proyecto y después buscar fondos. Cuando se trata de una subvención, ese es el orden equivocado. Cada programa tiene un importe, una exigencia de contrapartida, una duración y un calendario, y ninguno de esos parámetros es negociable. El camino más rápido hacia un proyecto financiado consiste en diseñar una fase que entre en el instrumento al que puede llegar este año, y en hacer que esa fase produzca algo que el tribunal pueda usar por su cuenta.

Lo que sigue describe la forma de las principales fuentes, lo que cada una paga y lo que no paga, y el dimensionamiento que les corresponde. Cada programa vuelve a publicar sus condiciones, así que tome las cifras siguientes como el estado actual de los programas y no como la guía de este año, y lea esa guía antes de planificar sobre ella.

Las subvenciones del State Justice Institute

El State Justice Institute (SJI) fue creado por el Congreso de los Estados Unidos para conceder subvenciones que mejoren la calidad de la justicia en los tribunales de los estados. Aquí importa por una razón práctica: es uno de los pocos programas a los que un tribunal se presenta directamente y no a través de otro organismo.

Las subvenciones de asistencia técnica tienen un tope de $75,000 a lo largo de 12 meses y exigen una contrapartida del 50%, de la cual el 20% debe ser en efectivo. Esa banda encaja con una evaluación, un proyecto de política y procedimientos, un análisis de requisitos y de opciones, o un piloto pequeño. Es la mayor parte del trabajo que un tribunal debe hacer antes de poder comprar con responsabilidad algo más grande.

Las subvenciones de proyecto llegan hasta $300,000 a lo largo de 36 meses para los tribunales de los estados y las organizaciones nacionales sin fines de lucro, y hasta $200,000 a lo largo de 24 meses para los tribunales locales, con una contrapartida a partes iguales. Esa banda encaja con un desarrollo, un despliegue en varios tribunales, o una evaluación asociada a cualquiera de los dos.

Los plazos son trimestrales: el 1 de noviembre, el 1 de febrero, el 1 de mayo y el 1 de agosto. Ese ritmo es una ventaja con la que vale la pena contar. Un proyecto que pierde un plazo está a tres meses del siguiente, y eso es más rápido de lo que puede moverse cualquier ciclo presupuestario de un estado.

La contrapartida es donde fracasan en silencio las solicitudes bien planteadas. Planifíquela antes de redactar el texto de la solicitud: qué tiempo de trabajo del personal se aporta y cómo se registra, qué se aporta en especie, y de dónde sale la parte en efectivo, con el área financiera ya conforme por escrito.

Byrne JAG y el organismo administrador de su estado

El programa Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant, administrado por el Bureau of Justice Assistance, es la mayor fuente federal de fondos repartidos por fórmula para la justicia penal de los estados y de los gobiernos locales. Los programas de los tribunales y la mejora tecnológica figuran entre sus finalidades establecidas.

La mayor parte de ese dinero no llega a un tribunal directamente desde el gobierno federal. Una parte se asigna a cada estado y pasa por un organismo administrador de ese estado, y otra parte va directamente a los gobiernos locales que reúnen los requisitos. En la práctica, su solicitud se presenta ante el organismo administrador de su estado, según su calendario y en su formato, junto a las solicitudes de las fuerzas policiales, de la fiscalía y de las instituciones penitenciarias.

De ahí se siguen dos consecuencias. El argumento hay que plantearlo en términos de justicia penal y no de administración de tribunales, lo que cambia la forma de describir un proyecto de expedientes o un proyecto de notificaciones. Y el primer paso útil consiste en localizar el organismo administrador de su estado y leer su convocatoria del año pasado y la lista de subvenciones concedidas, que muestran qué financia ese estado y con qué importes.

Los Technology Initiative Grants de la Legal Services Corporation

La Legal Services Corporation (LSC), que financia la asistencia jurídica civil en los Estados Unidos, apoya proyectos tecnológicos con sus Technology Initiative Grants. El trabajo que se financia se parece a lo que los tribunales quieren construir: herramientas de ayuda a las personas usuarias de la justicia, generación asistida de documentos, y clasificación y guía para las personas que comparecen sin abogado.

La solicitud la presenta una organización de asistencia jurídica financiada por la LSC, de modo que un tribunal entra como socio del proyecto y no como solicitante. Consulte los requisitos de elegibilidad en la convocatoria vigente antes de construir un plan sobre este programa.

Aun así vale la pena conocerlo, por una razón concreta. Una herramienta de ayuda a las personas usuarias de la justicia construida junto con el programa de asistencia jurídica de su estado puede financiarse por el lado de ese programa, y sirve a las mismas personas que se presentan en su ventanilla con las mismas preguntas.

Los créditos presupuestarios, la deuda pública y las cuentas tecnológicas financiadas con tasas

Las mayores sumas de la tecnología judicial no pasan por las subvenciones. Pasan por los créditos que aprueban los estados, las solicitudes presupuestarias del poder judicial, las autorizaciones plurianuales de emisión de deuda y las cuentas tecnológicas financiadas con tasas de presentación u otras contribuciones. Las subvenciones pagan la primera fase y las pruebas. Los créditos presupuestarios pagan el sistema.

De ahí se siguen dos consecuencias prácticas. El calendario es largo: una solicitud por lo general entra en un ciclo presupuestario un año o más antes de que el dinero esté disponible, lo que obliga a que la evaluación que justifica la solicitud exista todavía antes. Y el dinero de modernización aprobado en el presupuesto suele llegar con condiciones: un procedimiento de selección impuesto, una obligación de informar al poder legislativo, o un alcance para todo el estado que ningún tribunal decide por sí solo.

Cuando un tribunal depende de un condado o de un municipio, los presupuestos de inversión y de tecnología de esa administración son una vía aparte, con su propio calendario y sus propios criterios, y allí un proyecto que sirve visiblemente a la ciudadanía se valora de otra manera que dentro de una solicitud presupuestaria del poder judicial.

Lo que el dinero de las subvenciones no paga

El alojamiento corriente, las licencias, el mantenimiento y el soporte rara vez son financiables, y una solicitud que esconde costos recurrentes dentro del presupuesto del proyecto recibe una nota más baja por ello. La pregunta sobre la sostenibilidad, quién paga el tercer año, se plantea normalmente sin rodeos y es una de las razones más frecuentes por las que pierde una solicitud técnicamente sólida. Respóndala en la solicitud con una línea presupuestaria con nombre, incluso cuando la respuesta sea que el tribunal la asume.

Un punto que conviene dejar fuera de su planificación por completo: el programa de modernización de la gestión de expedientes de la propia justicia federal de los Estados Unidos no es una fuente de fondos para un tribunal de un estado, de un condado o de un municipio. Financia a los tribunales federales a través de los instrumentos de contratación federales. Es un contexto útil para saber en qué estarán ocupados los grandes proveedores los próximos años. No es dinero que usted pueda solicitar.

Diseñar un proyecto que consigue fondos

• Ajuste el alcance a la banda. Una fase de 12 meses que cabe en la banda de asistencia técnica de $75,000 y produce un entregable utilizable por el tribunal vale más que un plan mayor sin una fuente de fondos identificada. El segundo no empieza nunca.
• Divida el trabajo en fases para que la primera se sostenga sola. Si solo se financia la fase uno, el tribunal debe quedar de todos modos en mejor situación que antes. Los evaluadores distinguen una fase de un anticipo.
• Nombre el entregable y sus criterios de aceptación. El trabajo definido es trabajo financiable. «Mejorar el acceso a la justicia» es una finalidad, no un entregable, y su lugar está en el primer párrafo y no en la tabla presupuestaria.
• Incluya la evaluación desde el principio. Qué va a medir, desde qué situación de partida, quién recoge los datos y cuándo se informa de ellos. Varios programas lo exigen, y los que no lo exigen lo valoran igualmente.
• Planifique la contrapartida y después redacte el texto de la solicitud. El tiempo de trabajo del personal que se aporta y cómo se registra, las aportaciones en especie y la parte en efectivo, acordados con el área financiera antes de presentar la solicitud y no después de la concesión.
• Responda a la sostenibilidad con una línea presupuestaria. Indique el costo recurrente, el año en que empieza y la cuenta a la que se imputa. Una cifra honesta se puntúa mejor que una cifra ausente.
• Consiga pronto las cartas de apoyo. Los organismos asociados, el colegio de abogados local, el programa de asistencia jurídica y el condado. Reunirlas lleva más tiempo del que lleva redactar el texto de la solicitud.

Una cosa más, que ayuda más de lo que debería: una descripción escrita y al día de lo que el tribunal opera hoy. Las solicitudes son más sólidas cuando el planteamiento del problema se apoya en un inventario y no en adjetivos, y más débiles cuando un evaluador percibe que el tribunal todavía no ha mirado.