Preguntas que conviene hacer antes de firmar un contrato de gestión de expedientes

La evaluación califica la demostración. El contrato decide la década.

La compra de un sistema de gestión de expedientes (CMS) se califica con demostraciones, matrices de funcionalidades y referencias. El contrato, que casi nadie lee en voz alta en la reunión de evaluación, decide lo que ocurre del año tres al año diez: qué son sus datos, cuánto cuesta recuperarlos, quién responde cuando la conversión pierde expedientes, y a qué puede conectarse sin pedir permiso.

Estas son las preguntas que conviene hacer antes de firmar. Están redactadas para llevarlas a una reunión de evaluación, formularlas a cada licitador con las mismas palabras y entregarlas después a quienes deciden lo que el tribunal aceptará. Esas personas son su asesoría jurídica y su oficina de contratación pública, no nosotros.

El marco es el conjunto de principios de contratación que el National Center for State Courts (NCSC) publica para los servicios digitales: el control, los derechos sobre los datos, la flexibilidad, la responsabilidad y las vías de salida. El NCSC asesora a los tribunales y publica los estándares. Nosotros construimos y operamos software, así que las preguntas siguientes son las que importan desde dentro de una integración, cuando la interfaz no está documentada y la respuesta cuesta dinero.

Los derechos sobre los datos

La mayoría de los contratos dicen que el tribunal es propietario de sus datos. La propiedad sin derecho de extracción es solo una frase en un contrato, así que las preguntas útiles tratan todas del acceso.

• ¿Dice el contrato expresamente que el tribunal es propietario de sus datos, en lugar de dejarlo sobrentendido?
• ¿Podemos extraerlos todos, y no un subconjunto destinado a informes, cuando lo pidamos, sin una solicitud de servicio y sin costo?
• ¿En qué formato, y el esquema de datos está documentado y se nos entrega como parte del contrato?
• ¿Existe una interfaz que podamos usar para nuestros propios fines sin autorización en cada uso, y su precio es fijo durante toda la vigencia del contrato?
• ¿El proveedor usa nuestros datos para algo más que operar nuestro sistema: comparaciones de rendimiento, productos agregados, analítica vendida a terceros o entrenamiento de modelos?
• ¿Qué datos derivados salen con nosotros: los índices, los registros de auditoría, la configuración, los documentos adjuntos y lo que el sistema produce, además de sus registros?
• Al terminar el contrato, ¿qué se devuelve, en qué formato, en qué plazo y a qué precio? Consiga ese precio ahora, en el contrato.

Las vías de salida

Las cláusulas de salida se negocian a bajo costo antes de la adjudicación y son casi imposibles de obtener después. Un proveedor que compite por el trabajo pone precio a la asistencia de transición. Un proveedor con el que usted ya se ha comprometido le pondrá precio cuando no tenga otra alternativa.

• ¿Existe por escrito una obligación de asistencia de transición, con una duración, un alcance definido y un precio acordado desde ahora?
• ¿Cuánto tiempo sigue el proveedor operando el sistema después de nuestro preaviso, y podemos prorrogarlo a una tarifa conocida de antemano?
• ¿El paquete de salida incluye los documentos y los adjuntos, los registros de auditoría y la configuración, o solo los datos estructurados?
• ¿Cuánto cuesta al año mantener un acceso legible a los expedientes del sistema retirado después del cambio de sistema?
• Si se ofrece un depósito del código fuente en custodia, ¿qué podríamos hacer en la práctica con ese depósito? Un depósito sin instrucciones de compilación, sin dependencias y sin una compilación probada es una cláusula tranquilizadora y no una vía de salida.
• ¿Hay cargos que se apliquen únicamente al terminar el contrato, y se pueden suprimir desde ahora?

La conversión de los datos y su aceptación

La conversión de los datos es donde fracasan estos proyectos, y suele fracasar en silencio: los campos que no tienen lugar en el sistema nuevo acaban en un campo de observaciones, y nadie se entera hasta que un secretario judicial no puede responder una pregunta en la ventanilla. La aceptación es el único punto de control donde el tribunal tiene una posición real, así que ahí vale la pena gastar las palabras del contrato.

• ¿Quién redacta los criterios de aceptación de la conversión, y se redactan antes de que la conversión empiece y no durante ella?
• ¿La aceptación se otorga por tipo de expediente, con un umbral de aprobación para cada uno, o con una sola firma sobre el conjunto de la conversión?
• ¿Qué ocurre con los expedientes que no se convierten: quién decide, dónde está el registro de excepciones y quién lo mantiene después?
• ¿Podemos rechazar el resultado de una conversión sin terminar el contrato, y cuál es el procedimiento si lo hacemos?
• ¿Durante cuánto tiempo está garantizada la conversión después de la puesta en funcionamiento, y quién paga una nueva ejecución?
• ¿Conservamos el acceso a los dos sistemas el tiempo suficiente para verificar el resultado nosotros mismos antes de firmar la aceptación?

Los compromisos de integración

Decir que un producto «se integra con» otro es una declaración de capacidad. Un contrato necesita sistemas nombrados, fechas y criterios de aceptación, porque toda integración que usted dio por hecha y no nombró se convierte en una modificación del contrato.

• ¿Qué integraciones concretas están nombradas en el contrato, cada una con una fecha de entrega y sus propios criterios de aceptación?
• ¿Quién paga cuando una actualización del proveedor rompe una interfaz que funcionaba?
• ¿Los terceros que elijamos necesitan el consentimiento del proveedor para conectarse a nuestros datos, y hay un cargo por cada conexión?
• ¿Las especificaciones de las interfaces están documentadas y disponibles para nuestro propio personal y para otras firmas que contratemos?
• ¿Cuando a nuestros intercambios les son aplicables estándares publicados de intercambio de datos, el contrato los exige por su nombre?
• ¿Cuál es el tiempo de respuesta comprometido para un defecto de interfaz, distinto del de una solicitud de soporte general?

La garantía, los niveles de servicio y la responsabilidad

En un contrato, la responsabilidad depende sobre todo de quién está nombrado, qué se mide y qué ocurre cuando el compromiso no se cumple.

• ¿Qué se garantiza, durante cuánto tiempo, y la reparación es una corrección o un abono?
• ¿Cómo se definen los niveles de gravedad, y los compromisos cubren solo el tiempo de respuesta o también la resolución?
• ¿Quién está designado nominalmente como nuestra vía de escalado, y esa designación sobrevive a un cambio de gestor de cuenta?
• ¿El proveedor debe avisarnos antes de cambiar de subcontratista, de lugar de alojamiento o del país donde se tratan nuestros datos?
• ¿Cuál es el compromiso de notificación de un incidente de seguridad, en horas, y a quién dentro del tribunal?
• ¿Las personas que pueden acceder a información de justicia penal pasan una verificación conforme a la norma de seguridad de la justicia penal (CJIS), y esa obligación figura en el contrato y no en un folleto?
• ¿Los compromisos de servicio continúan en el contrato de alojamiento, o decaen cuando se cierra el proyecto de implantación?

El precio durante toda la vigencia

El precio de la oferta es la cifra más baja que verá. Las preguntas que mueven la cifra a diez años tratan de qué tiene tope y de qué se cobrará más adelante.

• ¿Qué tiene tope: las subidas anuales de mantenimiento, el alojamiento, las tarifas por usuario o por caso, y el costo de añadir un tribunal o una sección?
• ¿Qué se cobra por cada uso más adelante: los entornos adicionales, las actualizaciones de versión, la formación, la elaboración de informes y las extracciones de datos?
• ¿El contrato incluye las cláusulas de terminación por falta de crédito presupuestario que su área financiera espera?
• ¿Cuál es el costo a diez años tal como se ha ofertado, incluido el precio de cada una de las cláusulas de salida y de extracción anteriores?

Cómo usar esta lista

Haga a cada licitador las mismas preguntas, con las mismas palabras y por escrito, e incorpore las respuestas al expediente de contratación. Pida después que cada respuesta que le haya convencido se escriba en el contrato.

La señal que conviene vigilar es la del proveedor que responde bien en la reunión y se niega a poner la respuesta por escrito. Es una información real, está disponible antes de la adjudicación, y ese es el único momento en que vale algo.

Una advertencia: esta es una lista de preguntas, no asesoramiento jurídico, y no somos sus abogados. Lo que el tribunal acepta lo deciden su asesoría jurídica y su oficina de contratación pública.