Ce qu’une politique d’utilisation de l’IA doit couvrir avant de pouvoir s’appliquer

L’adoption est la plus petite part du travail

Dans une juridiction, la politique d’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) arrive le plus souvent sous la forme d’un document. Il est rédigé, examiné par le service juridique, approuvé par le président de juridiction ou par l’organe de gouvernance de votre juridiction, diffusé, puis archivé. C’est un vrai travail, et c’est la plus petite part de la tâche.

Le document engage la juridiction sur des éléments qui n’existent que si une personne les tient à jour : la liste des outils que le personnel a le droit d’utiliser, la procédure permettant d’y ajouter un nouvel outil, la trace de ce qui a été utilisé et à quel moment, et la formation des agents tenus de s’y conformer. L’adoption de la politique ne produit rien de tout cela. Il faut le construire, le confier à une personne et lui fixer une date de révision.

Cette liste de contrôle porte sur cette seconde moitié. Elle suppose que votre juridiction a adopté une politique, ou qu’elle a décidé d’interdire l’IA générative pour le moment, et qu’elle a besoin de la couche opérationnelle qui soutient cette décision. Aucun point de la liste n’exige un nouveau logiciel.

Ce que les règles exigent

La règle 10.430 des California Rules of Court a été adoptée le 18 juillet 2025 et est entrée en vigueur le 1er septembre 2025. Elle imposait aux juridictions qui autorisent l’usage de l’IA générative d’adopter une politique d’utilisation avant le 15 décembre 2025. Une juridiction qui interdisait l’IA générative n’était pas tenue d’en adopter une.

Cette distinction mérite d’être exacte avant d’être reprise dans une note de synthèse. L’obligation découlait de la décision d’autoriser, et l’interdiction restait possible. Affirmer que toutes les juridictions de Californie devaient adopter une politique d’utilisation de l’IA est faux, et les personnes présentes qui ont lu la règle le sauront.

Le New York Unified Court System, l’organisation judiciaire de l’État de New York, a suivi une autre voie. Sa politique provisoire limite l’usage aux outils que l’institution a approuvés et impose une formation aux juges et aux agents non magistrats. Les deux approches reposent sur les deux mêmes éléments qu’un document ne peut pas produire seul : tenir une liste à jour, et former les personnes.

Votre État a peut-être adopté une règle, une ordonnance administrative ou une politique provisoire, ou n’a peut-être encore rien publié. La liste ci-dessous vaut dans les quatre cas, parce qu’elle décrit ce dont une politique en fonctionnement a besoin, et non ce qu’une règle particulière exige.

La couche opérationnelle, point par point

Chaque point ci-dessous existe ou n’existe pas. S’il existe, une personne peut le produire en quelques minutes et dire qui en est responsable.

• Une liste des outils autorisés, avec un responsable et une date de révision. Un responsable nommé, un emplacement publié que le personnel trouve en moins d’une minute, et la date de la dernière révision. La défaillance courante n’est pas un agent conversationnel utilisé en dehors des règles. C’est un prestataire qui active une fonction d’IA dans un logiciel déjà sous licence dans la juridiction, alors que la liste, rédigée en pensant aux agents conversationnels, n’en dit rien.
• Une grille d’examen, rédigée une fois et appliquée à chaque outil. Les mêmes questions posées pour chaque outil : quelles données peuvent y être saisies, si ces données sont conservées ou utilisées pour l’entraînement, qui les traite et où, si les résultats sont journalisés, si l’outil respecte WCAG 2.2 AA, ce que prévoit le contrat, et qui approuve au sein de la juridiction. La grille aboutit à une décision écrite portant une date et un nom, afin que le raisonnement puisse être expliqué un an plus tard par une personne qui n’était pas présente.
• Une liste courte et précise des éléments qui ne doivent jamais approcher un outil. Les dossiers dont la consultation est restreinte, les affaires de mineurs, les informations de santé confidentielles, les données personnelles des jurés, tout élément couvert par une décision de confidentialité. Cette liste est courte, elle est rédigée avec vos propres types de dossiers plutôt qu’en catégories générales, et elle relève de votre service juridique.
• La déclaration de l’usage, traitée comme deux questions distinctes. Ce que le personnel doit déclarer en interne, et ce qui est dit au public au sujet d’un outil qui s’adresse à lui. Un service d’aide aux justiciables par messagerie et un greffier qui rédige un courrier interne ne posent pas la même question. Les juridictions y répondent différemment, et les deux réponses doivent être écrites plutôt que supposées.
• Une journalisation et une conservation qui résistent à une question. Si un juge demande ce qu’un outil a fait dans une affaire au mois de mars dernier, que peut produire la juridiction, à partir de quel système, et pendant combien de temps cette trace est-elle conservée ? Réglez ce point au regard de votre tableau de gestion des archives et avec le service juridique qui traite les demandes d’accès aux documents publics, avant la première question plutôt qu’après.
• Une formation par rôle, inscrite à un calendrier. Les juges, les personnels de cabinet, les greffiers à l’accueil, les agents chargés de l’aide aux justiciables, l’informatique et les acheteurs publics ont chacun besoin d’une demi-heure différente. Le New York Unified Court System impose une formation aux juges et aux agents non magistrats : traitez cette formation comme une exigence de fonctionnement, même là où aucune règle ne l’impose. Les agents non formés ne cessent pas d’utiliser ces outils. Ils cessent de vous le dire.
• Une date de révision, et les événements qui l’avancent. Une nouvelle fonction d’IA dans un produit que vous possédez déjà, un incident, une modification des règles, un prestataire qui change ses conditions relatives aux données. Nommez la personne qui convoque la révision et la date à laquelle elle a lieu par défaut.

Cinq questions qui indiquent si la politique fonctionne

Une seule personne peut y répondre en une heure, sans monter de projet. Ce sont aussi les questions auxquelles un comité de contrôle ou un journaliste arrive en dix minutes environ.

• Une personne peut-elle nommer les outils actuellement autorisés sans chercher le fichier plus d’une minute ?
• Qui a approuvé le dernier ajout à la liste, et où cette décision est-elle consignée ?
• Quand la liste a-t-elle été révisée pour la dernière fois, et quelle est la prochaine date de révision ?
• À qui un greffier demande-t-il s’il a le droit d’utiliser un outil, et en combien de temps obtient-il une réponse ?
• Si un juge demandait ce qu’un outil a fait dans une affaire précise au mois de mars dernier, que pourrait produire la juridiction ?

Quatre ou cinq réponses claires signifient que la politique fonctionne. Une ou deux signifient que la juridiction dispose d’une politique adoptée et d’une pratique non écrite. C’est la situation de la plupart des juridictions, et elle mérite d’être exposée clairement devant un comité de direction avant que quelqu’un d’autre ne le fasse.

Ce que vous ne devriez payer à personne

Le National Center for State Courts, l’organisme national d’appui aux juridictions des États, publie gratuitement des documents sur la maturité en IA à leur intention. Le California Judicial Council, l’organe de gouvernance des juridictions de Californie, a publié une politique type qu’une juridiction peut adopter ou adapter sans aide payante. Si c’est le document de politique lui-même qui manque, commencez par là et gardez votre budget.

La difficulté est ailleurs : l’inventaire de ce qui fonctionne déjà à l’intérieur des produits sous licence, les questions sur les données que la grille doit poser, la journalisation qu’il faut obtenir de systèmes que personne n’a conçus pour cela, et un calendrier de formation qui atteigne l’accueil autant que les juges. Ce travail est propre à vos systèmes, et aucune politique type publiée ne le réalise.