Comment se finance l’informatique judiciaire

Concevez la phase qui correspond aux financements que vous pouvez atteindre

Les juridictions définissent généralement le périmètre d’un projet, puis cherchent un financement. Pour une subvention, l’ordre est inversé. Chaque programme a un montant, une exigence de cofinancement, une durée et un calendrier, et aucun de ces paramètres ne se négocie. Le chemin le plus rapide vers un projet financé consiste à concevoir une phase qui entre dans le dispositif accessible cette année, et à faire en sorte que cette phase produise quelque chose que la juridiction peut utiliser seule.

Ce qui suit décrit la forme des principales sources, ce que chacune finance et ne finance pas, et le dimensionnement qui leur convient. Chaque programme republie ses conditions : considérez donc les chiffres ci-dessous comme l’état actuel des dispositifs et non comme le guide de l’année en cours, et lisez ce guide avant d’y appuyer une planification.

Les subventions du State Justice Institute

Le State Justice Institute (SJI) a été créé par le Congrès des États-Unis pour attribuer des subventions destinées à améliorer la qualité de la justice dans les juridictions des États. Il compte ici pour une raison pratique : c’est l’un des rares programmes auxquels une juridiction candidate directement, sans passer par un autre organisme.

Les subventions d’assistance technique sont plafonnées à $75,000 sur 12 mois et exigent un cofinancement de 50 %, dont 20 % en numéraire. Cette tranche convient à une évaluation, à un projet de politique et de procédures, à une analyse des besoins et des options, ou à un petit pilote. C’est l’essentiel du travail qu’une juridiction doit accomplir avant de pouvoir acheter, de façon responsable, quoi que ce soit de plus important.

Les subventions de projet vont jusqu’à $300,000 sur 36 mois pour les juridictions des États et les organisations nationales à but non lucratif, et jusqu’à $200,000 sur 24 mois pour les juridictions locales, avec un cofinancement à parts égales. Cette tranche convient à une réalisation, à un déploiement dans plusieurs juridictions, ou à une évaluation adossée à l’un ou à l’autre.

Les dates limites sont trimestrielles : le 1er novembre, le 1er février, le 1er mai et le 1er août. Ce rythme est un avantage dont il vaut la peine de tenir compte. Un projet qui manque une date limite se trouve à trois mois de la suivante, ce qui est plus rapide que n’importe quel cycle budgétaire d’un État.

C’est sur le cofinancement que des dossiers solides échouent sans bruit. Planifiez-le avant de rédiger le dossier : quel temps de travail des agents est apporté et comment il est suivi, ce qui relève de l’apport en nature, et d’où vient la part en numéraire, le service financier ayant déjà donné son accord par écrit.

Byrne JAG, et l’organisme administrateur de votre État

Le programme Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant, administré par le Bureau of Justice Assistance, est la plus importante source fédérale de crédits répartis selon une formule pour la justice pénale des États et des collectivités locales. Les programmes des juridictions et l’amélioration des technologies y figurent parmi les objets financés.

L’essentiel de ces crédits n’arrive pas directement de l’État fédéral à une juridiction. Une part est attribuée à chaque État et transite par un organisme administrateur d’État, et une part va directement aux collectivités locales éligibles. En pratique, votre demande est adressée à cet organisme administrateur, selon son calendrier et dans son format, à côté des demandes des services de police, du ministère public et de l’administration pénitentiaire.

Deux conséquences en découlent. L’argumentaire doit être formulé en termes de justice pénale plutôt qu’en termes d’administration judiciaire, ce qui change la façon de décrire un projet de gestion des dossiers ou un projet d’avis et de rappels. Et le premier pas utile consiste à identifier l’organisme administrateur de votre État, puis à lire la consultation et la liste des subventions accordées l’année précédente, qui montrent ce que cet État finance et à quelle hauteur.

Les Technology Initiative Grants de la Legal Services Corporation

La Legal Services Corporation (LSC), qui finance l’aide juridique civile aux États-Unis, soutient des projets technologiques par ses Technology Initiative Grants. Le travail financé est proche de ce que les juridictions souhaitent faire construire : des outils d’aide aux justiciables, la génération assistée de documents, et l’orientation des personnes qui se présentent sans avocat.

Le dossier est déposé par un organisme d’aide juridique financé par la LSC : une juridiction y entre donc comme partenaire et non comme demandeur. Vérifiez les conditions d’éligibilité dans la consultation en cours avant de bâtir un plan sur ce programme.

Ce programme mérite d’être connu, pour une raison précise. Un outil d’aide aux justiciables construit conjointement avec le programme d’aide juridique de votre État peut être financé de leur côté du partenariat, et il sert les mêmes personnes que celles qui se présentent à votre accueil avec les mêmes questions.

Les crédits budgétaires, les emprunts obligataires et les comptes technologiques financés par les frais de justice

Les sommes les plus importantes de l’informatique judiciaire ne passent pas par les subventions. Elles passent par les crédits votés par les États, les demandes budgétaires de l’institution judiciaire, les autorisations d’emprunt pluriannuelles et les comptes technologiques alimentés par les droits de dépôt ou par d’autres contributions. Les subventions paient la première phase et les preuves. Les crédits budgétaires paient le système.

Deux conséquences pratiques en découlent. Le calendrier est long : une demande entre généralement dans un cycle budgétaire un an ou plus avant que les crédits ne soient disponibles, ce qui suppose que l’évaluation qui justifie la demande existe encore plus tôt. Et les crédits de modernisation votés arrivent souvent assortis de conditions : une procédure de sélection imposée, une obligation de rapport au législateur, ou un périmètre à l’échelle de l’État qu’aucune juridiction ne décide seule.

Lorsqu’une juridiction relève d’un comté ou d’une municipalité, les budgets d’investissement et de technologie de cette collectivité constituent une autre voie, avec leur propre calendrier et leurs propres critères, et un projet qui sert visiblement le public y est apprécié autrement que dans une demande budgétaire de l’institution judiciaire.

Ce que l’argent des subventions ne financera pas

L’hébergement courant, les licences, la maintenance et l’assistance sont rarement finançables, et un dossier qui dissimule des coûts récurrents dans un budget de projet est pénalisé pour cela. La question de la pérennité, celle de savoir qui paie la troisième année, est posée franchement dans la plupart des cas, et elle est l’une des raisons les plus fréquentes du rejet d’un dossier techniquement solide. Répondez-y dans le dossier par une ligne budgétaire nommée, même lorsque la réponse est que la juridiction en assume la charge.

Un élément à écarter complètement de votre planification : le programme de modernisation de la gestion des dossiers de la justice fédérale américaine n’est pas une source de financement pour une juridiction d’État, de comté ou de municipalité. Il finance les juridictions fédérales par les dispositifs d’achat fédéraux. C’est un élément de contexte utile pour savoir à quoi les grands prestataires seront occupés dans les prochaines années. Ce n’est pas de l’argent auquel vous pouvez prétendre.

Concevoir un projet qui obtient un financement

• Dimensionnez le périmètre pour la tranche. Une phase de 12 mois qui tient dans la tranche d’assistance technique de $75,000 et qui produit un livrable utilisable par la juridiction vaut mieux qu’un plan plus vaste sans source de financement identifiée. Le second ne démarre jamais.
• Découpez le projet pour que la première phase se suffise à elle-même. Si seule la première phase est financée, la juridiction doit tout de même se trouver dans une meilleure situation qu’avant. Les évaluateurs font la différence entre une phase et un acompte.
• Nommez le livrable et ses critères de recette. Un travail défini est un travail finançable. La mention « améliorer l’accès à la justice » est un objectif, pas un livrable, et elle a sa place dans le premier paragraphe plutôt que dans le tableau budgétaire.
• Prévoyez l’évaluation dès le départ. Ce que vous mesurerez, à partir de quelle situation de référence, qui recueille les données et à quel moment elles sont rapportées. Plusieurs programmes l’exigent, et ceux qui ne l’exigent pas la valorisent tout de même.
• Planifiez le cofinancement, puis rédigez le dossier. Le temps de travail des agents apporté et la façon dont il est suivi, les apports en nature, et la part en numéraire, arrêtés avec le service financier avant le dépôt plutôt qu’après l’attribution.
• Répondez à la question de la pérennité par une ligne budgétaire. Indiquez le coût récurrent, l’année où il commence et le compte sur lequel il est imputé. Un chiffre honnête est mieux noté qu’un chiffre absent.
• Obtenez tôt les lettres de soutien. Les organismes partenaires, le barreau local, le programme d’aide juridique et le comté. Ces lettres prennent plus de temps à réunir que le dossier n’en prend à rédiger.

Un dernier point, qui aide plus qu’il ne le devrait : une description écrite et à jour de ce que la juridiction exploite aujourd’hui. Les dossiers sont les plus solides quand l’exposé du problème s’appuie sur un inventaire plutôt que sur des adjectifs, et les plus faibles quand un évaluateur voit que la juridiction n’a pas encore regardé.